Envelopes

A tela Envelopes é o centro do painel: daqui você cria, envia e acompanha tudo o que está em assinatura. Quem tem o perfil Leitura vê; quem é Operador, Administrador ou Dono também cria e cancela.

Visão geral da tela#

• Indicadores no topo: envelopes em andamento, concluídos no mês, rascunhos, encerrados sem assinatura e o uso do plano no mês (quantos envelopes foram criados do total disponível).
• Busca: por título, referência externa, signatário ou código do envelope.
• Filtros: situação e origem (painel, API ou ChatISP).
• Lista: documento, signatários (quantos já assinaram), situação, origem, prazo e data de criação. A lista carrega mais registros conforme você rola.

Criar um envelope#

Clique em Novo envelope. A criação tem quatro passos.

1. Documento#

• Título: aparece para os signatários e na lista.
• Fonte do documento:
  • Enviar um PDF: arraste o arquivo ou clique para escolher. Até 20 MB, sem senha.
  • Usar um modelo: escolha um modelo ativo e preencha os campos dele. As variáveis obrigatórias precisam de valor. Num modelo de texto, o PDF é gerado logo depois da criação; o envelope fica em rascunho com a indicação Documento em preparação até o arquivo ficar pronto.
• Mensagem aos signatários (opcional): vai junto no e-mail do convite, até 2000 caracteres.

2. Signatários#

Para cada pessoa, informe nome, e-mail, papel e, se quiser, telefone, CPF ou CNPJ e idioma. Na ordem sequencial, informe também a posição de cada um. Use Adicionar signatário para incluir mais pessoas (até 50).

Nota o envelope precisa de ao menos uma pessoa que assine. Observador só acompanha.

3. Opções#

Os padrões vêm de Configurações > Padrões de envelope e podem ser trocados envelope a envelope.

4. Revisão#

Confira tudo e escolha:

• Criar e enviar: os convites saem na hora.
• Salvar como rascunho: o envelope fica guardado para enviar depois, com o botão Enviar no detalhe.

Acompanhar um envelope#

Clique numa linha da lista para abrir o detalhe:

• Dados do envelope: situação, mensagem, nível, ordem, prazo, lembrete, origem, referência externa, datas e o código do envelope com o link de validação.
• Documento: páginas, tamanho, hash SHA-256 do original e, depois da conclusão, o hash da via assinada.
• Signatários: situação de cada pessoa, canal de confirmação, quando foi avisada, quando assinou ou recusou (com o motivo), lembretes enviados e posição na ordem.
• Histórico: os eventos encadeados da trilha de auditoria, no seu horário local, com IP e hash de cada evento.

Lembrar quem falta#

No detalhe de um envelope enviado ou em andamento, Lembrar pendentes reenvia o convite por e-mail a quem está na vez e ainda não assinou. Quem recebeu lembrete na última hora fica de fora para não incomodar. Signatários do canal da conversa não recebem e-mail: o lembrete na conversa é feito pelo ChatISP.

Cancelar#

Cancelar envelope encerra o envelope: os signatários não conseguem mais assinar. O motivo é obrigatório e fica registrado no histórico. Rascunho, enviado e em andamento podem ser cancelados; concluído, recusado e expirado, não. O envelope cancelado continua contando no limite do mês.

Baixar o original e a via assinada#

• Original: o PDF exatamente como foi enviado para assinatura.
• Via assinada: o PDF final, com o manifesto de assinaturas incorporado, assinado digitalmente e com carimbo do tempo. Disponível depois que todas as partes assinam.

O nome do arquivo da via assinada termina em "assinado" no idioma da conta. Para conferir a integridade de um arquivo baixado, compare o SHA-256 dele com o hash mostrado no detalhe ou use o validador público.

Avisos internos#

Alguns envelopes mostram um aviso interno, visível só para a sua equipe, nunca para o signatário:

Dica para integrar outro sistema aos envelopes (criar, acompanhar e baixar sem abrir o painel), use a API pública.