Sobres
La pantalla Sobres es el centro del panel: desde aquí usted crea, envía y sigue todo lo que está en proceso de firma. Quien tiene el perfil Lectura puede ver; quien es Operador, Administrador o Propietario también crea y cancela.
Visión general de la pantalla#
- Indicadores en la parte superior: sobres en curso, concluidos en el mes, borradores, cerrados sin firma y el uso del plan en el mes (cuántos sobres se crearon del total disponible).
- Búsqueda: por título, referencia externa, firmante o código del sobre.
- Filtros: estado y origen (panel, API o ChatISP).
- Lista: documento, firmantes (cuántos ya firmaron), estado, origen, plazo y fecha de creación. La lista carga más registros a medida que usted se desplaza.
Crear un sobre#
Haga clic en Nuevo sobre. La creación tiene cuatro pasos.
1. Documento#
- Título: lo ven los firmantes y aparece en la lista.
- Fuente del documento:
- Enviar un PDF: arrastre el archivo o haga clic para elegirlo. Hasta 20 MB, sin contraseña.
- Usar una plantilla: elija una plantilla activa y complete sus campos. Las variables obligatorias necesitan un valor. En una plantilla de texto, el PDF se genera justo después de la creación; el sobre queda en borrador con la indicación Documento en preparación hasta que el archivo esté listo.
- Mensaje a los firmantes (opcional): va junto en el correo de invitación, hasta 2000 caracteres.
2. Firmantes#
Para cada persona, indique nombre, correo electrónico, rol y, si lo desea, teléfono, CPF o CNPJ e idioma. En el orden secuencial, indique también la posición de cada una. Use Agregar firmante para incluir más personas (hasta 50).
Nota el sobre necesita al menos una persona que firme. El observador solo acompaña.
3. Opciones#
| Opción | Valor predeterminado | Rango |
|---|---|---|
| Orden de firma | Paralelo | Paralelo o secuencial |
| Nivel de firma | Avanzada | Avanzada o simple |
| Idioma de las invitaciones | Idioma de la cuenta | Portugués, inglés o español |
| Plazo para firmar | 30 días | 1 a 365 días |
| Recordatorio automático | Cada 48 horas | 0 a 720 horas (cero lo desactiva) |
| Referencia externa | Vacía | Código de su sistema para encontrar el sobre después |
Los valores predeterminados vienen de Configuración > Valores predeterminados del sobre y pueden cambiarse sobre por sobre.
4. Revisión#
Revise todo y elija:
- Crear y enviar: las invitaciones salen de inmediato.
- Guardar como borrador: el sobre queda guardado para enviarlo después, con el botón Enviar en el detalle.
Seguir un sobre#
Haga clic en una fila de la lista para abrir el detalle:
- Datos del sobre: estado, mensaje, nivel, orden, plazo, recordatorio, origen, referencia externa, fechas y el código del sobre con el enlace de validación.
- Documento: páginas, tamaño, hash SHA-256 del original y, después de la conclusión, el hash de la copia firmada.
- Firmantes: estado de cada persona, canal de confirmación, cuándo fue avisada, cuándo firmó o rechazó (con el motivo), recordatorios enviados y posición en el orden.
- Historial: los eventos encadenados del registro de auditoría, en su horario local, con la IP y el hash de cada evento.
Recordar a quien falta#
En el detalle de un sobre enviado o en curso, Recordar pendientes reenvía la invitación por correo electrónico a quien tiene el turno y todavía no firmó. Quien recibió un recordatorio en la última hora queda excluido para no molestar. Los firmantes del canal de conversación no reciben correo: el recordatorio en la conversación lo hace ChatISP.
Cancelar#
Cancelar sobre cierra el sobre: los firmantes ya no pueden firmar. El motivo es obligatorio y queda registrado en el historial. Se pueden cancelar los sobres en borrador, enviados y en curso; los concluidos, rechazados y expirados, no. El sobre cancelado sigue contando en el límite del mes.
Descargar el original y la copia firmada#
- Original: el PDF exactamente como se envió para firma.
- Copia firmada: el PDF final, con el manifiesto de firmas incorporado, firmado digitalmente y con sello de tiempo. Disponible después de que todas las partes firman.
El nombre del archivo de la copia firmada termina en "firmado" en el idioma de la cuenta. Para verificar la integridad de un archivo descargado, compare su SHA-256 con el hash que se muestra en el detalle o use el validador público.
Avisos internos#
Algunos sobres muestran un aviso interno, visible solo para su equipo, nunca para el firmante:
| Aviso | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Copia final firmada sin sello de tiempo | No se pudo aplicar el sello de tiempo | Nada que hacer en el sobre; el nivel alcanzado queda registrado en el registro de auditoría |
| Firma en un nivel inferior al solicitado | La copia final salió con una protección menor que la solicitada | Ídem |
| Revocación no confirmada | No fue posible confirmar la revocación de todos los certificados | Ídem |
| Información de validación incompleta | Parte de los datos de validación a largo plazo no se incluyó | Ídem |
| Copia final todavía no generada | Todos firmaron, pero la copia final falló; los nuevos intentos son automáticos | Si el aviso continúa, el propietario o el administrador usa Reanudar conclusión |
| Documento de la plantilla no generado | No se pudo generar el PDF de la plantilla | Cree el sobre de nuevo |
| Original divergente | El documento no coincide con el registrado en la creación; la conclusión se interrumpió | Comuníquese con el soporte de Ravi Systems |
Consejo para integrar otro sistema a los sobres (crear, seguir y descargar sin abrir el panel), use la API pública.
Escriba al soporte de Ravi Systems al correo de abajo.