Experiencia del firmante

Esta página muestra el recorrido de quien recibe un documento para firmar. No es necesario crear una cuenta, instalar una aplicación ni tener certificado digital: todo ocurre en el navegador, en la computadora o en el celular.

1. La invitación#

El firmante recibe la invitación por correo electrónico, con el nombre de la empresa que la envió, el título del documento, el mensaje de quien la envió (si lo hay), el plazo y el botón para abrir el documento. Cuando el sobre viene de ChatISP, el enlace llega también a la conversación de WhatsApp en la que se atiende al cliente.

El enlace es personal: identifica a esa persona en ese sobre y no debe compartirse.

2. Documento#

La página de firma muestra el logotipo y el nombre de la empresa, el título y la lista de pasos: Documento, Código, Firmar y Listo.

• Abrir documento abre el PDF completo en una pestaña nueva; después, basta con volver a la página para firmar.
• Descargar documento guarda una copia para leerla con calma.

La apertura del enlace y la visualización del documento quedan registradas en el registro de auditoría.

3. Código de confirmación#

En el nivel avanzado, el firmante confirma su identidad con un código de 6 dígitos:

• Por correo electrónico: el firmante hace clic en Recibir código por correo y escribe el código que llegó. Es válido por 10 minutos.
• Por la conversación: la página indica "Escriba el código enviado en su conversación de WhatsApp". El código llega por la atención del proveedor y es válido por 30 minutos.

Cada código acepta 5 intentos. Si el código vence o se agotan los intentos, Pedir un nuevo código genera otro (hasta 4 por hora).

Próximamente envío del código por SMS y por WhatsApp mediante la API oficial, y captura de selfie y foto de documento de identidad en la firma, para las cuentas que lo exijan.

4. Firmar#

1. El firmante lee la cláusula de aceptación y marca la casilla de conformidad. El texto de la cláusula lo define la empresa en Configuración.
2. Hace la rúbrica: Dibujar con el dedo o el mouse, o Escribir el nombre, que se convierte en una rúbrica cursiva.
3. Si lo desea, autoriza el envío de la ubicación del dispositivo. Es opcional y solo se solicita con el consentimiento del firmante; rechazarla no impide la firma.
4. Hace clic en Firmar.

En ese momento Ravisign registra la firma en el registro de auditoría, con fecha y hora, IP, navegador y el hash del documento.

5. Listo#

La pantalla final confirma la firma. Si todavía faltan otras partes, informa que el documento se concluirá cuando todos firmen y que la copia final llegará por correo electrónico. Cuando todos ya firmaron, aparecen Descargar documento firmado y Verificar autenticidad.

Rechazar#

En lugar de firmar, el firmante puede hacer clic en Rechazar e indicar el motivo. El rechazo cierra el sobre para todos: pasa a rechazado, se avisa a quien lo envió y el motivo queda registrado en el historial y en el registro de auditoría.

Orden secuencial#

En un sobre secuencial, el firmante solo recibe la invitación cuando llega el turno de su grupo. Hasta entonces, su estado es pendiente.

Enlace vencido o sobre cerrado#

Si el plazo venció, el sobre fue cancelado u otra parte lo rechazó, la página informa que ya no es posible firmar, sin mostrar el documento. El firmante que necesite el documento debe comunicarse con la empresa que lo envió.

Accesibilidad e idiomas#

La página de firma funciona en portugués, inglés y español (según el idioma del sobre), en pantallas de celular, tableta y computadora, y respeta el tema claro u oscuro del dispositivo.